BESTYRELSEN
Bestyrelsen har kontortid den 1. og 3. søndag i hver måned fra kl. 10.00-12.00. I finder os på kontoret Morgenfruestien
(april til og med september)
Helene
Formand
Kontakt
Opgaver
- Repræsenterer H/F Hestholm udadtil.
- Taler og beretninger
- Velkomstmøde for nye havelejere
- Fører tilsyn med at fastlagte opgaver gennemføres.
- Godkendelse af betalinger oprettet af kassereren
- Foreningens daglige trivsel.
- Kommunikation med H/F Hestholms repræsentant i Kredsbestyrelsen
- Kommunikation omkring opførelse af ladestandere
- Kontakt med Ballerup kommune vedr. diverse henvendelser
- Hilsner ifm. Højtider til foreningen fra bestyrelsen
Khalid
Næstformand
Kontakt
Opgaver
- Stedfortræder for formanden ved sygdom eller kortere fravær
- Aflæsning af vand og udarbejdelse af vandregnskab
- Planlægning af udskiftning af vandmålere
- Anmeldelse og håndtering af foreningens forsikringer
- Fører tilsyn med uregelmæssigt vandforbrug
- Spørgsmål omkring vandmålere og kloakering
Brian
Kasserer
Kontakt
Opgaver
- Opstiller et budgetforslag til gennemgang med bestyrelsen
- Mødes med foreningens interne revisorer og gennemgår foreningens bilag og regnskab med dem
- Varetager foreningens økonomi, herunder opkrævning af kontingent, vand og gebyrer.
- Indberette ændring af medlemsoplysninger til Kolonihaveforbundet/foreningsportalen
- Kontrol og indkøb af kontorartikler
- Forelægger foreningens økonomi på hvert bestyrelsesmøde.
- På generalforsamlinger fremlægges det revisorgodkendte årlige regnskab.
- Gennemfører den daglige administration af ud/indbetalinger til/fra foreningen.
- Varetager opdatering medlemsinformationer samt foreningsværdier og lån.
Mathilde
Sekretær
Kontakt
Opgaver
- Udarbejder referat over bestyrelsesmøder og generalforsamlinger
- Udsendelse af dagsorden til bestyrelsesmøder
- Planlægning af fester og diverse aktiviteter i foreningen med hjælp fra festudvalg
- Udarbejdelse og udsendelse indkaldelse til generalforsamling
- Bestilling af lokale til Generalforsamling
- Koordination af uploades på hjemmeside
- Kommunikation og ansvar festudvalg
- Kommunikation omkring Lillelund
- Opdaterer kalenderen for vigtige datoer samt print til udhængsskab
Svend
Områdeformand
Kontakt
Opgaver
- Håndtering af flag og vedligeholdelse af dette
- Står for vinterbeskæring, aftaler med skraldeformanden.
- Leder fællesarbejdet
- Ansvarlig for eliteholdet
- Bestiller tømning af haveaffaldscontainer.
- Sæson efter behov
- Har ansvar for at containere tømmes.
- Kommunikation og ansvar pladsformænd
- Tilser at vedligehold og renholdelse af hele Hestholm området bliver prioriteret og opgaver tildelt til fællesarbejde, elitehold, maskinmand og skraldemænd, samt udefra kommende servicefirmaer.
- Tilser H/F Hestholms maskinudstyr, kontor og foreningshus.
- Aftaler med containerfirma om sæson opstart og afslut.
- Koordination af kontrol af legeplads
Jacob
Salgsansvarlig
Kontakt
Opgaver
- Udarbejdelse af overdragelsesdokumenter i forbindelse med familie overdragelse
- Udsendelse af informationer om sælger og køber til ejendomsmægler
- Håndtering og koordination af venteliste
- Indberetning til Kasserer om ændringer af adressekartotek ifm. salg
- Kommunikation med advokat
- Kommunikation og ansvar vurderingsmænd
- Koordination mellem banker, køber og sælger ved oprettelse af skøde mv. til tinglysning
- Udarbejdelse af salgsdokumenter og overførsel af salgssum
- Udsendelse af invitationer til åbent hus ved brug af ventelisten
- Deltagelse ved åbent hus ifm. salg af huse
Mustapha
Bestyrelsesmedlem
Kontakt
Opgaver
- Planlægning og koordination af stikontrol
- Ny løsning til affaldsrum
- Planlægning og koordination af kontorvagter
- Kommunikation og ansvar byggeudvalg
- Byggetilladelser, opmåling i forbindelse med byggesager, evt. sammen med andre bestyrelsesmedlemmer
- Har ansvaret for godkendelse af byggetegninger, evt. sammen med andre bestyrelsesmedlemmer.
- Konflikthåndtering med medlemmer
- Kontakten til medlemmerne, hvis der er problemer
- Indmelding og afmelding af Trailerpladser henholdsvis på plads 6 og ved Skoven
- Vedligehold Trailerpladser henholdsvis på plads 6 og ved Skoven
- Planlægning og aftale omkring rengøring af kontor
- Står for indkøb af drikkevarer til opgaver i Hestholm regi.
- Giver tilladelse til jagt på foreningens område
Pia
Suppleant 1
Kontakt
Opgaver
- Ordstyrer til bestyrelsesmøder.
- Noterer medlemmer der udebliver fra fællesarbejde og videregiver dette til kassereren.
- Kommunikerer med medlemmerne omkring fællesarbejder
- Opdatering af fysiske opslagstavler
- Arkivering og scanning af salgs- og overdragelsesdokumenter
- Vedligeholdelse af papirarkiv
- Bestilling af Ballerup bladet
- Planlægning og koordination af havevandring
- Kontakt med havekonsulent omkring havevandring og diverse kurser